UCHWAŁA Nr VIIIk/X/116/2019 RADY MIASTA WEJHEROWA z dnia 25 czerwca 2019 r. w sprawie rozpatrzenia skargi

Uchwała Nr VIIIk/X/116/2019
Rady Miasta Wejherowa

z dnia 25 czerwca 2019 r.

w sprawie rozpatrzenia skargi

Na podstawie art.18 ust. 2 pkt 15 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2019 roku poz. 506) w związku z art. 229 pkt. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 roku poz. 2096 z późn. zmianami) ? po rozpatrzeniu skargi z dnia 30 maja 2019 roku trzech Radnych  Miasta Wejherowa kwestionującej obowiązującą procedurę przyjmowania przez Urząd Miejski korespondencji wpływającej do Urzędu i zaadresowanej do Radnych, wniesionej do Wojewody Pomorskiego (wpł. do Urzędu Miejskiego w Wejherowie w dniu 13 czerwca 2019 roku przy piśmie nr. PN-I.1411.11.2019.LA Wojewody Pomorskiego z dnia 07.06.2019 roku)

Rada Miasta Wejherowa
uchwala, co następuje:

§ 1. Po rozpatrzeniu skargi trzech Radnych Miasta Wejherowa z dnia 30 maja 2019 roku kwestionującej obowiązującą procedurę przyjmowania przez Urząd Miejski korespondencji wpływającej do Urzędu i zaadresowanej do Radnych,  po  zapoznaniu się ze stanowiskiem Komisji Skarg, Wniosków i Petycji - Rada Miasta Wejherowa uznaje skargę za bezzasadną z przyczyn określonych w uzasadnieniu, stanowiącym załącznik do uchwały.

§ 2. Zobowiązuje się Przewodniczącego Rady Miasta Wejherowa do powiadomienia Skarżących o sposobie załatwienia skargi poprzez przesłanie odpisów uchwały wraz z załącznikiem.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik do uchwały Nr VIIIk/X/116/2019
Rady Miasta Wejherowa
z dnia 25 czerwca 2019 r.

UZASADNIENIE

W dniu 13 czerwca 2019 roku wpłynęła do Rady Miasta Wejherowa przy piśmie Wojewody Pomorskiego nr PN-I.1411.11.2019.LA z dnia 07.06.2019 roku, skarga z dnia 30 maja 2019 roku trzech Radnych Miasta Wejherowa.

Skarżący zakwestionowali fakt doręczenia im w dniu 29 kwietnia br. otwartych przesyłek listowych skierowanych do nich,  ale wysłanych na adres Urzędu Miejskiego w Wejherowie. Skarżący nie zgodzili się też  z odpowiedzią Prezydenta Miasta nr WOO.0003.11.2019.DB z dnia 28 maja 2019 roku na ich pisemne zapytanie z wnioskiem o uzyskanie informacji w tej sprawie z dnia 14 maja 2019 roku.

W wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Rada Miasta Wejherowa ustaliła, co następuje:

Radny  nie jest osobą zatrudnioną w Urzędzie ale z racji piastowanego mandatu korzysta z ochrony przewidzianej dla funkcjonariuszy publicznych  (art. 25 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ?  Dz.U. z 2019 roku poz. 506). Adresatami przesyłek listowych o jakich mowa w skardze nie były zatem osoby prywatne, a konkretni Radni w rozumieniu pełnionych przez nich funkcji.

Ponadto radny zgodnie z art. 24 powołanej ustawy posiada prawo do uzyskiwania informacji i materiałów a w tym do otrzymywania w Urzędzie Miejskim zaadresowanej do niego korespondencji. Jeżeli radny  z racji sprawowanego mandatu otrzymuje w Urzędzie korespondencję to jest to  korespondencja urzędowa i podlega ona  obowiązującej w Urzędzie Miejskim  procedurze rozdziału korespondencji. Innymi słowy, jeżeli dana instytucja wysyła korespondencję do radnego ale na adres Urzędu Miejskiego to korespondencja taka podlega obowiązującej procedurze regulującej przyjmowanie i  jej obieg w Urzędzie Miejskim w Wejherowie.

Umieszczony na kopercie każdej przesyłki adres Urzędu Miejskiego w Wejherowie zobowiązywał urzędników do jej rejestracji. Konieczność ta wynika wprost z wymienionej poniżej Instrukcji Kancelaryjnej regulującej zasady przyjmowania i obiegu korespondencji w urzędach gmin  stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. z 2011 roku nr.14 poz. 67 ze zmianami).

Rozporządzenie to ma m. in. zastosowanie do organów gminy, co wynika wprost z art.6 ust.2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i o archiwach ( t.j. Dz. U. z 2019 roku poz. 553 ze zmianami).

Przepis § 42  ust. 1 pkt. 1 Załącznika nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej wyraźnie stanowi, że przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie danych zawartych w treści pisma. Oznacza to, że zarejestrowanie takiej przesyłki jest możliwe po jej otwarciu i zapoznaniu się z brzmieniem pisma.

Każde pismo wpływające do Urzędu Miejskiego przyjmuje Kancelaria Ogólna, stanowiąca wewnętrzną komórkę organizacyjną powołaną do załatwiania spraw obsługi kancelaryjnej Urzędu, a następnie rejestruje je w rejestrze kancelaryjnym jako korespondencję służbową. Dotyczy to także korespondencji adresowanej do Urzędu Miejskiego w Wejherowie i przeznaczonej dla Radnych ( ze  wskazaniem stanowiska, komórki bądź jednostki organizacyjnej), którzy ze względu na pełnioną funkcję nie są osobami prywatnymi a osobami publicznymi.

Pracownicy Kancelarii Ogólnej po dokonaniu technicznej czynności rejestracji korespondencji, przekazują korespondencję skierowaną do Radnych do Sekretariatu Rady Miasta- jako komórki obsługującej pracę Radnych, celem przekazania Radnym.

Wyłączeniu z powyższej procedury i rejestracji na podstawie danych zawartych na kopercie podlega wyłącznie korespondencja, której nadano klauzulę tajności w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (t.j.  Dz. U. z 2019 roku poz. 742).

Ponadto zgodnie z § 42 ust. 3 Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny. Prezydent Miasta Wejherowa nie określił rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Z dokonanych przez Radę Miasta ustaleń wynika, że obowiązująca w Urzędzie Miejskim w Wejherowie procedura przyjmowania korespondencji jest zgodna z powołanymi wyżej przepisami.

Reasumując- Rada Miasta uznaje skargę za bezzasadną.

Pouczenie:

W przypadku gdy skarga w wyniku jej rozpatrzenia została uznana za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności ? organ właściwy do jej rozpatrzenia może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko z odpowiednia adnotacją w aktach sprawy ? bez powiadamiania skarżącego ( art. 239 §1 Kpa ).