Procedura zgłoszeń zewnętrznych

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

Kto może dokonać zgłoszenia zewnętrznego?

Uzyskaną w kontekście związanym z pracą informację o naruszeniu prawa zgłasza osoba fizyczna, zwana sygnalistą, tj. m.in.:

1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
7. stażysta;
8. wolontariusz;
1. praktykant.

Co może stanowić przedmiot zgłoszenia zewnętrznego?

Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego jest informacja o naruszeniu prawa, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie.

Naruszenie prawa należy rozumieć jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. usług, produktów i rynków finansowych,
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska,
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
1. bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. zdrowia publicznego,
50. ochrony konsumentów,
1000. ochrony prywatności i danych osobowych,
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi wyżej.

Jak można dokonać zgłoszenia zewnętrznego?

Zgłoszenia mogą być dokonywane wyłącznie:

1. pisemnie, poprzez narzędzie teleinformatyczne przeznaczone do obsługi zgłoszeń zewnętrznych tj. e-mail: zgłoszenia@um.wejherowo.pl w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście lub telefonicznie;
2. w formie listownej na adres Urzędu Miejskiego w Wejherowie z dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie nieprawidłowości zewnętrznej – nie otwierać", itp.;
3. osobiście lub telefonicznie do pracownika wyznaczonego w Urzędzie Miejskim
   w Wejherowie, tj. Sekretarza Miasta Wejherowa. Pracownik, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono nieprawidłowość dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia;

4. poprzez wrzucenie pisma do skrzynek znajdujących się w Urzędzie Miejskim
   w Wejherowie. Skrzynki opróżniane będą systematycznie przez członków Zespołu,
   z częstotliwością nie rzadziej niż 2 razy w tygodniu.  Z czynności tej sporządzany jest protokół. Ponadto skrzynka nieobjęta jest monitoringiem wewnętrznym, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych osobowych osoby zgłaszającej;
5. poprzez zgłoszenie ustne.

Jakie są etapy procedowania zgłoszenia zewnętrznego?

1. Wpływ zgłoszenia zewnętrznego.

2. Wstępna weryfikacja zgłoszenia.
3. Rejestracja zgłoszenia.
4. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
5. Podejmowanie działań następczych.
6. Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście (tj. informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w sytuacji, o której mowa w art. 41 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, w terminie 6 miesięcy od dnia jego przyjęcia) oraz informacji o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek jego zgłoszenia.

UWAGA: W toku procedowania zgłoszenia, możliwe jest również wystąpienie do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu -  o ile nie zagraża to ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Przesłanie żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji jest jednak dobrowolne, a sygnalista może się temu sprzeciwić.

Czym są działania następcze?

Przez działania następcze należy rozumieć działania podjęte przez Prezydenta Miasta Wejherowa w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcia procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Jakie są środki ochrony prawnej
i procedury, które służą ochronie sygnalisty przed działaniami odwetowymi?

Ustawa jednoznacznie przesądza, że wobec sygnalisty, osoby z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

W związku z tym sygnalista może żądać wydania zaświadczenia o podleganiu ochronie tego rodzaju.

UWAGA: wnioski w tym zakresie należy wnosić wykorzystując wskazane wyżej narzędzie teleinformatyczne

Wyznaczony zespół przez Prezydenta Miasta Wejherowa realizuję zadania związane z obsługą zgłoszeń zewnętrznych

Procedowanie zgłoszeń, w tym przetwarzanie danych osobowych, w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego, odbywa się z zachowaniem należytej staranności, w sposób zapewniający integralność i ochronę tych danych.

ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE A ODPOWIEDZIALNOŚĆ

PAMIĘTAJ:

1. Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2. W przypadku wszczęcia takiego postępowania prawnego, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
3. Karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 podlega ten, kto dokonuje zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.